In deze aflevering van de gereedschapskist leest u over de wijze waarop de door mij ontwikkelde theorie van ‘Kwaliteit in Drie Dimensies’ is toegepast bij het aanpakken en oplossen van kwaliteitsvraagstukken. U gaat lezen over het onderzoek ‘Onderwijskwaliteit en Teamkwaliteit’, over het toepassen van de ‘Teamscan’ voor het functioneren van teams en over het analyseren en uitwerken van praktijkcases zoals die gebruikt worden bij het NNK-EOQ certificeringsexamen Quality Manager.
Voordat deze onderwerpen aan de orde komen moet ik u eerst meenemen naar Thomas Kuhn. Dat is nodig om een gedegen basis te leggen onder het gereedschap Kwaliteit in Drie Dimensies. In zijn boek ‘De structuur van wetenschappelijke revoluties’ (Kuhn, T. 1970) lezen we dat de ‘echte’ wetenschappen (natuurkunde, scheikunde en biologie) met elkaar gemeen hebben dat zij in hun domein paradigma’s hebben, die staan voor concrete oplossingen van vraagstukken.
Die wetenschapsparadigma’s verklaren en beschrijven. Je kunt er analyses mee doen om problemen/vraagstukken op te lossen. Die paradigma’s voldoen aan het complementariteitsprincipe: ze sluiten elkaar onderling uit en vullen elkaar in samenhang aan.
Daarnaast is er een algoritme nodig om het proces van probleem oplossen op gang te brengen en te houden. Dat klinkt ingewikkeld (is ook zo), maar we hebben het nodig om er zeker van te zijn dat we aan het eind niet een onvolledige serie deeloplossingen maar een volledige oplossing van een kwaliteitsvraagstuk hebben gevonden.
Nu alle ingrediënten in algemeen wetenschappelijke zin genoemd zijn, wordt het tijd om ze aan u voor te stellen in hun kwaliteitskundige gedaante. Dat doe ik aan de hand van drie figuren, die ik heb beschreven in het boek ‘Kwaliteitsmanagement in de praktijk’ (De Vaal et al.2023).
Figuur 1 presenteert de theorie van Kwaliteit in Drie Dimensies als een open en dynamisch systeem (de definities van de drie dimensies staan in het kader achterin dit artikel). De professionele, organisatorische en relationele dimensies zijn complementair: inhoudelijk overlappen ze elkaar niet, maar ze zijn tezamen wel volledig. Bovendien beïnvloeden ze elkaar.
Een tweede complementariteit zit hem in het feit dat de drie dimensies zowel op individueel als collectief niveau werkzaam zijn én dat ze elkaar beïnvloeden.
Een derde belangrijke eigenschap is dat de omgeving (context) bijdraagt aan het functioneren van de individuele en collectieve dimensies.
In de praktijk betekent dit dat de theorie haar werk doet in de industriële sector, de zorgsector, de onderwijs sector enzovoorts en waarom niet in een andere cultuur dan de westerse?
In figuur 2 is te zien hoe reflecteren op de drie kwaliteitsdimensie leidt tot leren en verbeteren. Dit is een noodzakelijk gebeuren om via observaties, probleemstelling/analyse tot blijvende kwaliteitsverbeteringen te komen.
In figuur 3 is het kwaliteitskundig algoritme weergegeven voor Kwaliteit in Drie Dimensies dat in feite hét probleemoplossende gereedschap is voor kwaliteitsvraagstukken. Voor de volledigheid nog een keer de definitie van een algoritme: ‘Een algoritme is een eindige reeks instructies die vanuit een gegeven begintoestand naar een beoogd doel leidt. Algoritmen hebben in het algemeen stappen die zich herhalen (iteratie) of die beslissingen (logica of vergelijkingen) vereisen om die taak te voltooien’.
Bij het ontdekken van het kwaliteiskundig algoritme bood Huub Vinkenburg (2004) de helpende hand. Hij kiest voor een vast stramien uit de gezondheidszorg: symptoom – diagnose – therapie. Dit is een lineair proces, dat eenvoudig om te zetten is naar een cyclisch proces door er ‘nazorg’ aan toe te voegen (Van Schijndel, 2017).
In figuur 3 zien we dat als aan het te onderzoeken/analyseren kwaliteitsobject een kwaliteitsdimensie toegekend is, er stapsgewijs via symptomen, diagnose, therapie opstellen uitvoeren en nazorg, een cyclus op gang gebracht is voor continue verbetering. Door in een gegeven praktijksituatie in een gegeven context, alle drie de kwaliteitsdimensies op individueel en collectief niveau na te lopen op hun ‘afwijkingen’ (niet gewenste of verstorende eigenschappen of gedrag) kan het verbeteringsproces in gang worden gezet. Met dank aan het kwaliteitskundig complementariteitsprincipe zal dit ook een volledige analyse met dito verbetertraject kunnen/moeten opleveren.
Hierna volgt de beschrijving van de toepassing van de theorie ‘Kwaliteit in Drie Dimensies’ als gereedschapskist in drie verschillende onderzoeken.
Dit is de titel van mijn onderzoek naar de voorwaarden voor en succesfactoren van kwaliteit in het hoger onderwijs, in het bijzonder het hoger beroeps onderwijs (HBO). (Van Schijndel en Fruytier, 2011). Hiertoe werden twee kwalitatief uitstekende opleidingen van de Hogeschool Utrecht geselecteerd en is onderzocht welke kenmerken deze beide opleidingen hebben die een verklaring zouden kunnen vormen voor die hoge kwaliteit. De opleidingen waar het onderzoek is uitgevoerd zijn de opleiding Personeel & Arbeid (tegenwoordig HR) en de opleiding Technische Bedrijfskunde.
Het resultaat van het onderzoek is aan het eind van deze paragraaf beschreven. In het artikel gaat het om het toepassen van de theorie van Kwaliteit in Drie Dimensies in het onderzoek. Na het ontwikkelen van de theorie (Van Schijndel en Berendsen, 2007), was dit de eerste keer dat de theorie in een onderzoek is toegepast.
Het kwaliteitskundig complementariteitsprincipe moest toen nog ontwikkeld worden (Van Schijndel, 2015). Maar het besef dat met de drie dimensies verschillende ‘doorsneden’ gemaakt worden die een compleet beeld opleveren was er wel. Het idee was dat het nastreven van compleetheid nodig is als op voorhand niet aan te geven is welke succesfactoren van een team aan de orde zijn.
Toepassing van de drie kwaliteitsdimensies in hun omgeving/context houdt in dat onderzoeksvragen geformuleerd en geordend zijn naar de organisatorische, professionele en relationele dimensie en dat er onderzoeksvragen geformuleerd worden die betrekking hebben op de omgeving/context. Er bestaat dus geen standaardvragenlijst, die is speciaal voor dit onderzoek samengesteld. Voor het onderzoek ‘Onderwijskwaliteit en Teamkwaliteit’ leverde dit de volgende uitvoering van het onderzoek op.
Voor het gehele onderzoek zijn twintig onderzoeksgesprekken gevoerd van 1,5 tot 2 uur met een team of een vertegenwoordiging daarvan, met teamcoördinatoren, leden van het managementteam en leden van ondersteunende teams. De vragenlijst heeft de hieronder beschreven rubrieken.
Definiëring van Kwaliteit in Drie Dimensies
Professioneel/vakinhoudelijke kwaliteitsdimensie
Op het collectieve niveau van een organisatie staat de professioneel/vakinhoudelijke kwaliteitsdimensie voor de collectieve kennis en vaardigheden binnen het vakgebied/domein waarin deze organisatie actief is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het afstudeerniveau van studenten van een hogeschool of de kwaliteit van de uitspraken van een rechtbank, maar ook aan het eindproduct (fysiek of dienstverlenend).
Op het individuele niveau staat de professioneel/vakinhoudelijke dimensie gelijk aan de inhoudelijke kennis en vaardigheden en individueel product van de professional in zijn vakgebied. Voor bijvoorbeeld een leraar is dit elektrotechniek, jour¬nalistiek, accountancy, enzovoort. Voor een leidinggevende/manager gaat het om zijn specifieke kennis van en vaardigheden in het geven van leiding. Het persoonlijke product is fysiek of dienstverlenend.
Organisatorische kwaliteitsdimensie
Op het collectieve niveau heeft de organisatorische kwaliteitsdimensie betrekking op de organisatiestructuur en de bedrijfsprocessen en kijkt naar effectiviteit (gebeurt er wat er moet gebeuren?) en efficiëntie (gebeurt het op de goede manier?) van de organisatie.
Op individueel niveau gaat het om de kwaliteit waarmee de professional zijn werk organiseert in zijn rol als commercieel medewerker, docent, onderzoeker, ondernemer, leidinggevende/manager enzovoort.
Relationele kwaliteitsdimensie
Op het collectieve niveau heeft de relationele kwaliteitsdimensie betrekking op de kwaliteit van de interacties binnen en tussen organisatieonderdelen (teams, afdelingen), tussen organisaties onderling en contacten met de maatschappij.
Op individueel niveau heeft de dimensie relationele kwaliteit betrekking op de wijze waarop het individu in contacten met anderen (collega’s, leidinggevenden, klanten) omgaat met zijn aangeboren en aangeleerde eigenschappen en competenties. Succesfacto¬ren als betrokkenheid, eigenaarschap en inlevingsvermogen spelen hierin een belangrijke rol.
Voor het gehele resultaat verwijs ik naar het artikel 'Onderwijskwaliteit en teamkwaliteit' (Van Schijndel en Fruytier, 2011). Hier beperk ik me tot de resultaten van twee belangrijke onderzoeksvragen.
Uit het onderzoek komen zeven kenmerken naar voren die wij die als succesfactor kunnen aanduiden.
In vergelijking met het onderzoek ‘Onderwijskwaliteit en Teamkwaliteit’ is de Teamscan een snelle methode om het functioneren van een team te onderzoeken. Om te beginnen ga ik u meedelen dat de teamscan niet door mij ontworpen is. Het is een aangepaste versie van de Teamscan uit het boek “Verbeteren van Teams” (Schouten, Baak, Kamminga, 2007). Ten opzichte van de oorspronkelijke Teamscan van Schouten et al. zijn twee veranderingen aangebracht. Na bestudering van de onderzoeksvragen kwam ik tot de conclusie dat de door hen gehanteerde rubrieken volledig overeenkomen met de drie kwaliteitsdimensies (fig. 4).
De tweede aanpassing is ingrijpender. Schouten gebruikt voor de teamleden bovengenoemde drie rubrieken. Voor de teamleider is er een scan met vier rubrieken met andere namen en anders geformuleerde onderzoeksvragen. Dat maakt het vergelijken en interpreteren van de gegeven antwoorden niet eenvoudig. Om echt te weten te komen of teamleden en teamleider dezelfde (of juist verschillende) percepties hebben over het functioneren van het team, krijgen ze bij mijn Teamscan hetzelfde vragenformulier. In het artikel “Kwaliteit in drie Dimensies en de Teamscan” (Van Schijndel, 2012) zijn de theoretische en praktische aspecten van de Teamscan beschreven. U leest er ook hoe de scan uitgevoerd wordt, hoe om te gaan met de scores van de scan en tips wat je juist wel of niet moet doen om de scan voor teamleider én teamleden een waardevolle informatiebron te laten zijn. Laat u niet misleiden door het jaartal 2012, want het principe, de wijze van uitvoering en uitkomsten zijn nog steeds van belang in deze tijd.
Om aan uw nieuwsgierigheid tegemoet te komen staan hieronder de onderzoeksstellingen per dimensie vermeld. Zo ziet u wat u te weten kunt komen van uw team. De respondent geeft in een schaal van 1 tot 5 in hoeverre de uitspraken van toepassing zijn op het team. De scores worden gebruikt om aan te geven of er laag, midden of hoog gescoord wordt op de organisatorische, relationele en professionele dimensie en wat dit betekent.
Voor de interpretatie van de scores verwijs ik naar voornoemd artikel en mocht u in het bezit zijn van het boek ‘Kwaliteitsmanagement in de praktijk’ (De Vaal et al., 2023) kunt u terecht in hoofdstuk 9.
De stellingen van de organisatorische dimensie:
De stellingen van de relationele dimensie:
De stellingen van de professionele-vakinhoudelijke dimensie:
In het artikel Kwaliteit in Drie Dimensies en de Teamscan (Van Schijndel, 2012) leest u het uitgebreide verslag. Hierna volgen de hoofdpunten:
In het praktijkdeel van het NNK-EOQ examen Quality Manager krijgt een groep van drie kandidaten drie verschillende praktijkcases voorgelegd. Elke kandidaat dient bij toerbeurt als leider op te treden en met de groep een case uit te werken en na afloop de resultaten te presenteren. De kandidaat die de leiding heeft over de groep wordt door de twee examinatoren individueel beoordeeld op de wijze waarop hij/zij:
De gehele procedure en de beoordeling is beschreven in Infoblad Examen NNK/EOQ Quality Manager en staat op www.nnk.nl onder de rubriek certificering.
Van 2014 – 2022 was ik bij de examens betrokken in de rol van secretaris van de examencommissie en heb alle kandidaten kunnen observeren. Die zijn allemaal geslaagd en gecertificeerd. De huidige lijst telt 17 gecertificeerden. Die hebben het dus allemaal goed gedaan, maar in mijn waarneming is daar wel wat op af te dingen of aan toe te voegen.
Voor het praktijkexamen moeten minimaal 35 punten behaald worden en is de maximumscore 60 punten. De gemiddelde score van de kandidaten is 39,1 punten met een range van 35-55. Als gemiddeld rapportcijfer zou dit een 6,5 zijn. Toch bleef er bij mij het gevoel over dat een aantal kandidaten iets hadden laten liggen.
Laat ik tot mijn kernpunt komen. Als de kandidaten de theorie van 'Kwaliteit in Drie Dimensies' hadden toegepast dan zouden ze in hun praktijk examen voortvarender en met dank aan het complementariteitsprincipe ook volledig zijn geweest. Zelf heb ik zo’n 25 tot 35 minuten nodig voor de probleemanalyse op basis van de drie kwaliteitsdimensies. Met zijn drieën gaat dat sneller en dan is er meer dan een uur over voor het vervolg en dat is meer dan ik gezien heb bij veel examens.
In zijn algemeenheid kun je stellen dat er verbeteringen te realiseren zijn bij de taakverdeling in de examengroep, het uitvoeren van de probleemanalyse, de knelpunten vaststellen en deze prioriteren en daarna de aanpak van verbeterpunten.
Met de uitwerking van deze punten ziet mijn gereedschapskist er als volgt uit:
Mocht u willen oefenen, bekijk dan de voorbeeldcasus ‘Verbeteren volgens planning’ op de site van het NNK. Als u niet aan het examen deelneemt, dan is het nog steeds de moeite waard deze methode in uw eigen praktijk toe te passen!
Wat mij het meest opvalt aan ‘Kwaliteit in Drie Dimensies’ is, dat het niet alleen een degelijke wetenschappelijke theorie is, maar met zijn ordeningsprincipe een veelzijdig inzetbaar gereedschap is in kwaliteitsvraagstukken.
Bij ‘Onderwijskwaliteit en Teamkwaliteit’ krijgen de onderzoeksvragen pas hun contextuele betekenis door de ordening in de professionele, organisatorische en relationele dimensies.
Bij de Teamscan bleek de oorspronkelijke ordening van onderzoekstellingen 1:1 te passen op de drie kwaliteitsdimensies.
Dit is bij meer onderzoekmethoden en werkwijzen het geval, o.a. bij verandermanagement (De Vaal et al., 2023, H 14.8). De uitslag van de Teamscan is in de praktijk een stimulans gebleken voor teamleden en teamleider om, in samenspraak, het team zowel op de individuele als collectieve drie dimensies beter te laten functioneren.
De toepassing van de drie kwaliteitsdimensies bij de probleemanalyse van praktijkcases is weer een andere toepassing. Vanuit een gegeven en beschreven situatie wordt nu nagegaan welke onvolkomenheden en afwijkingen er zijn in de individuele en collectieve dimensies. Een geheel nieuwe benadering die navolging verdient.
Literatuur
Auteur
Ben van Schijndel werkte tot zijn pensionering bij Hogeschool Utrecht waar hij onder meer onderzoek heeft gedaan naar Onderwijskwaliteit en Teamkwaliteit. Hij publiceert regelmatig over het thema Kwaliteit is Mensenwerk, is co-auteur van het boek ‘Kwaliteitsmanagement in de praktijk’ en was bestuurslid van het Nederlands Netwerk voor Kwaliteitsmanagement.
Dit artikel verscheen in Kwaliteit in Bedrijf, mei-juni 2023.