Voor effectief kwaliteitsmanagement is communicatie een niet te onderschatten onderdeel van het werk. Hoe beter deze communicatie naar de opdrachtgever, management en medewerkers is, des te groter de kans dat de beoogde kwaliteitsdoelstellingen worden bereikt. Daarnaast leven we in een wereld waarin de ontwikkelingen steeds sneller gaan, en is het belangrijk om met de vernieuwingen in je omgeving mee te gaan en te leren hoe deze het beste ingezet kunnen worden. Bovendien wil je je vaak als professional óók nog eens verder ontwikkelen. Best wel een uitdaging. Een model dat mij daarbij in de afgelopen jaren heeft geholpen, is het 7Life ontwikkelmodel. Dit model adresseert Communicatiestijlen, Leerstijlen en Veranderkracht. In dit artikel geef ik een kort overzicht van dit model, wat mijn ervaring ermee is en wat anderen hiermee kunnen.
Het 7Life ontwikkelmodel kent drie startpunten van waaruit mensen in beweging komen, die samen leiden tot 7 verschillende communicatiestijlen.
Deze zijn:
Als je deze startpunten als deels overlappende cirkels weergeeft kom je tot zeven communicatiestijlen zoals is aangegeven in figuur 1.
Iedereen heeft al deze zeven stijlen, tenslotte willen, denken en voelen we allemaal. Omdat elke stijl in meer of mindere mate is ontwikkeld, ontstaat er een persoonlijk geluid, dat ieder van ons uniek maakt.
Elk van deze stijlen heeft zijn eigen kenmerken in de communicatie – zowel bij 'zenden' als 'ontvangen'. Het is daarbij goed om te weten dat een communicatiestijl ongeveer 20% 'eigenheid' is en 80% vaardigheden. Communicatie is daarmee een tool waar je je effectiviteit kan vergroten door gerichte keuzes te maken.
Naast deze communicatiestijlen onderkent 7Life ook de manieren waarop we leren. Voor deze hersenactiviteit gebruiken we de linker- of rechter hersenhelft, of een combinatie van beide. In een 7Life scan wordt gemeten welk deel je gebruikt (zie figuur 2).
De twee uitersten zijn logica (links op de schaal) en verbeeldingskracht (rechts op de schaal). In de praktijk blijkt dat veel mensen zich met hun leerstijl ergens bevinden tussen deze uitersten.
Deze schaal is geen goed of fout. Soms is het handig om sterk te zijn in het logica aspect, bijv. bij het analyseren van meetresultaten. Soms is het handig om sterk te zijn in verbeeldingskracht, bijv. bij het nadenken over innovatie en verbeteracties die verder gaan dan corrigerende maatregelen.
Als je score rond de 5 zit, kun je je hersenhelften waarschijnlijk tegelijkertijd gebruiken.
Als derde en laatste component onderkent het 7Life model 'veranderkracht': de mate waarin we als persoon durven en kunnen veranderen, en in welk tempo je dit doet. Samen met deze component kunnen Communicatiestijlen en Leerstijlen behulpzaam bij het nadenken over de persoonlijke ontwikkeling en de manier die jou het beste past. Door je bewust te zijn van met name je sterkst ontwikkelde stijlen en de manier waarop je bij voorkeur leert, kun je de afweging maken of je een meer hands-on aanpak kiest of juist een schriftelijke of video gebaseerde training.
Tijdens mijn werk binnen een grote IT-organisatie kwam ik vanaf 2000 terecht in rollen die te maken hadden met verbetertrajecten en klanttevredenheid. Alhoewel ik voor deze rollen door mijn management werd gevraagd zonder daar actief op te sturen, pasten ze me goed en specialiseerde ik me verder in kwaliteitsmanagement, wat in 2013 resulteerde in de start van de Master Kwaliteitsmanagement bij SUAS. In diezelfde periode kwam ik bij toeval ook in aanraking met 7Life.
Ik ben de afgelopen 12 jaar als kwaliteitsmanager verantwoordelijk geweest voor het beheer van het ISO 9001 managementsysteem en de klanttevredenheidsmetingen op regioniveau. Reflecterend op mijn rol realiseerde ik mij een paar jaar geleden dat mijn favoriete 7Life stijlen - Doener en Verbinder - significant hebben geholpen op een aantal gebieden in mijn werk.
Twee van de kenmerken van Doener zijn, zoals in het kader aangegeven, 'kwaliteit', wat op zich al een vingerwijzing is, en 'detail'. Het beoordelen van het kenmerk 'ijverig' laat ik graag aan mijn oud-collega’s over ;-)
Ook bij het uitvoeren van verbeteracties komen de kenmerken van Verbinder, 'oplossing', 'samen' en 'positief', goed van pas. Zeker als ik met de klantenteams werkte aan het vertalen van de klanttevredenheidsmetingen naar verbeteracties. Altijd weer stimulerende, positieve activiteiten.
Het uitvoeren van activiteiten waarbij je je sterkst ontwikkelde communicatiestijlen gebruikt, maken dat de communicatie en het werk je het minste energie kost.
Ten slotte, hoe beter een communicatiestijl is ontwikkeld, des te minder energie het kost om deze stijl in te zetten.
Maar het werkt natuurlijk ook andersom; naarmate een communicatiestijl minder goed ontwikkeld is, des te meer energie kost het om deze in te zetten.
Ik denk daarbij onder andere aan het maken van een kwaliteitsjaarplan. Iets wat thuishoort bij het ISO managementsysteem, in het bijzonder het plan van de afdeling Kwaliteit zelf. Dit was zeker geen favoriete bezigheid, maar wel iets dat bij de functie hoorde. Dat lag natuurlijk anders voor het uitvoeren daarvan – het 'doen'.
Afhankelijk van de organisatie en manier van organiseren, heb je al snel te maken met kenmerken die horen bij:
Zeker als het de bedoeling is om de organisatie een nieuwe kant op te sturen. Nogmaals: Iedereen heeft deze stijlen, maar als het niet bij de top drie van je voorkeursstijlen zit, kost het meer tijd en energie. Zo is Pionier de communicatiestijl waarop ik het laagste scoor, dus wat mij de meeste energie kost.
Stel je werkt in een bedrijf dat ISO9001 gecertificeerd wil worden en jij de opdracht krijgt om dit te organiseren. Dan heb je mijns inziens een flinke portie Pionier nodig om dit succesvol te doen. Wat nu, als deze stijl niet bij je top drie zit?
Een mogelijke oplossing zit dan in het beleggen van de opdracht bij een ander die veel beter scoort op deze stijl en voldoende gekwalificeerd is om een kwaliteitsmanagementsysteem in te richten.
Je zult sowieso anderen actief betrekken (b.v. kwaliteitsprofessionals uit het eigen team). Als die de gewenste communicatiestijl hebben kunnen ze je goed aanvullen om het managementsysteem in te richten en het veranderingsproces dat nodig is om tot een succesvol en effectief management systeem te komen te managen.
Omdat het bedrijf waar ik werkte al meer dan dertig jaar ISO9001 gecertificeerd was, was mijn taak vooral gericht op het in stand houden van het bijbehorende corporate management systeem voor mijn regio. Een groot deel van de jaarplanning werd om die reden op corporate niveau beslist. Wat restte was het vertalen naar de eigen regio en de uitvoering daarvan – veel meer een Strateeg (mijn derde stijl) / Doener actie.
Met deze reflectie ben ik dan ook van mening dat het goed is om met een groep kwaliteitsprofessionals, ondersteund door een 7Life-professional te beschrijven hoe het werk van de kwaliteitsprofessional te relateren is aan aan het 7Life ontwikkelmodel.
Door op hoofdlijnen inzicht te krijgen in welke kwaliteitswerkzaamheden passen bij welke stijl(en), hoop ik de kwaliteitsprofessionals handvatten te bieden om te begrijpen waarom bepaalde activiteiten gemakkelijker lopen dan andere. De volgende stap is dan om met dit inzicht aan de slag te gaan en de manier van werken voor jezelf en je omgeving te verbeteren en je effectiviteit te vergroten.
Uit het voorgaande mag je afleiden dat dit voor mij een uitdaging wordt, omdat er voor een deel op mijn Pioniersstijl een beroep wordt gedaan. Ik ga die uitdaging graag aan, omdat ik weet dat ik daarmee een kans heb deze stijl verder te ontwikkelen. Daarnaast zullen er in de groep mensen zijn die deze stijl veel beter beheersen, en daar kan ik weer van leren.
Maar het belangrijkste doel is om samen met anderen, de ervaring die ik in de afgelopen jaren heb opgedaan, beschikbaar maken voor het vakgebied kwaliteit.
Als je de volgende keer op je eigen werkzaamheden reflecteert, kijk dan ook eens naar je communicatiestijlen. Welke één of twee stijlen zijn herkenbaar voor jouw communicatie en hoe sluit het 'startpunt' (willen, denken, voelen) aan bij het werk dat je doet?
Maar ook: hoe sluit jouw communicatie aan bij de communicatiebehoeften van de ander? Naarmate deze beter aansluit, des te effectiever je bent.
Mocht je meer informatie nodig hebben, dan kun je ook het boek 'Communicatiekracht', door Maroesja van der Pols lezen. Daarin staat het ontwikkelmodel toegelicht. Door je bewust te zijn van je eigen communicatie en de kenmerken die daarmee verbonden zijn, kun je gericht werken aan continue verbetering. Van jezelf en het werk dat je doet.
Ben de Backker heeft in 2017 zijn Master Kwaliteitsmanagement behaald bij Schouten & Nelissen University of Applied Sciences en had daar tot oktober 2023 zitting in de Werkveldcommissie Kwaliteit. Hij is actief lid van het Nederlands Netwerk voor Kwaliteitsmanagement, sinds september 2018 onder meer in de sectie Data en Kwaliteit. Ben was werkzaam bij Atos. Sinds 2000 op het gebied van kwaliteitsmanagement. Zijn functie tot eind oktober 2022 was Head of Quality van de Regional Business Unit Northern Europe & Asia Pacific.
Bron: Dit artikel verscheen eerder op de website van KwaliteitNederland.NU.