Lean Six Sigma is in de huidige tijd nauwelijks meer weg te denken. Veelal wordt het gebruikt zoals het ooit is bedacht, wat gepaard gaat met verlies van effectiviteit, en zijn er weinig echt nieuwe invloeden in terug te vinden. De Strength-based benadering brengt daar verandering in en voegt een wezenlijk vernieuwende dimensie toe, die helemaal past in de huidige tijd waarin zingeving en ontplooiing van de mens centraal staan.
Vrij vertaald betekent strength-based: 'gebaseerd op kracht'. Werken vanuit de kracht van de mensen, het team of de organisatie. We ontdekken deze kracht door met een positieve bril te kijken naar wat we doen. We onderzoeken wat goed is, bruikbaar en succesvol en hoe we daarvan kunnen leren en onszelf versterken. We zijn op zoek naar de positieve kern.
Wat is de positieve kern?
Het is de verzameling van de kern van onze kennis, de onderliggende overtuigingen en waarden en de beste ervaringen uit het verleden die het mogelijk maken om de dingen op zijn allerbest te doen. Door de positieve kern aan te boren openen we de weg naar meer creatieve ideeën, meer motivatie voor verandering en de innovatie die zo essentieel is om te groeien.
Het toepassen van de Strength-based benadering gaat er van uit dat in iedere organisatie en ieder proces iets is dat werkt en waarde toevoegt. De basis hiervoor is te vinden in de methode van Appreciative Inquiry, waarderend onderzoeken. Deze methode maakt gebruik van de kracht van positieve vragen en storytelling. De inspirerende verhalen van succesvolle ervaringen zijn de verhalen van de mensen zelf. Dat maakt dat mensen weten hoe ze deze successen kunnen herhalen. Dit wordt ook wel de generatieve kracht van de waarderende benadering genoemd.
Appreciative Inquiry is gebaseerd op een aantal uitgangspunten:
Vergelijken we de aanpak van de strength-based benadering met de traditionele probleem georiënteerde aanpak dan zien we een wezenlijk verschil (zie figuur 1). De probleem georiënteerde aanpak richt zich op het oplossen van een probleem of een situatie die zich voordoet. Er gaat iets niet goed en dat moet gerepareerd worden zodat het weer goed gaat.
De strength-based aanpak gaat een stap verder en geeft voeding aan de beweging van goed naar excellent. Zij genereert energie en bevlogenheid, geeft richting aan groei en continuïteit en is sterk gericht op de toekomst.
Welke voordelen geeft de toepassing van Appreciative Inquiry in procesverbetering? David Shaked (Shaked, 2014) noemt er drie.
Hiermee wordt bedoeld dat de focus wordt gelegd op datgene waar we meer van willen zien in een situatie. Vragen naar wat we willen in plaats van wat de situatie beter zou maken leidt tot een meer generatieve weg om processen te verbeteren met Lean Six Sigma.
Lean Six Sigma levert veel kwantitatieve data die essentieel zijn voor het inzicht in een situatie. Deze aanvullen met narratieve data is een waardevolle toevoeging. Dit zijn de verhalen over successen, over excellente toepassingen en overwonnen uitdagingen die energie geven aan verbeteren.
In het werken met Lean Six Sigma ligt vaak de nadruk op het verzamelen van gegevens en het analyseren daarvan. Verbeterteams spenderen tijd om in kaart gebrachte processen en oorzaken te analyseren voordat er verbeteracties in gang worden gezet. Door het stellen van positieve vragen zoals ‘hoe vaak is dit proces (of deze processtap) succesvol uitgevoerd?’ richten we de aandacht op acties die direct kunnen worden ondernomen.
Strength-based Lean Six Sigma is een frisse benadering van Lean Six Sigma door de bril van de leidende benaderingen voor strength-based veranderen (Shaked, 2014), waarvan de invloed van Appreciative Inquiry het meest wezenlijk is.
Strength-based Lean Six Sigma verbindt de positieve kracht van Appreciative Inquiry met het slimmer en beter werken van Lean Six Sigma. Het geeft een nieuw kader aan het klassieke Lean Six Sigma door te identificeren waar waarde, perfectie en flow al aanwezig zijn en door deze te gebruiken om meer waarde te creëren en meer efficiency te leveren (zie figuur 2).
Appreciative Inquiry betrekt het hart in de ontdekkingstocht: mensen vertellen de verhalen waar ze om geven, die veel voor ze betekenen en die betekenisvol zijn. Het zijn deze verhalen die waarde genereren en zo bijdragen aan het verbeteren van processen en resultaten.
Karakteristiek voor Strength-based Lean Six Sigma zijn:
Eerder is het belang van verhalen en het delen daarvan genoemd. Deze verhalen komen naar voren door het stellen van positieve vragen. In de strength-based benadering is het formuleren en stellen van krachtige positieve vragen cruciaal. Zij zorgen ervoor dat positieve beelden van de situatie worden uitgelokt, die leiden tot positieve actie (Cooperrider, 2008). Zij nodige uit tot creativiteit en het zien van nieuwe mogelijkheden en genereren energie en beweging vooruit. Figuur 3 laat een aantal vragen zien die helpen om inzicht te krijgen in positieve beelden van flow, waarde en kwaliteit.
Een voorbeeld uit mijn praktijk zijn vragen die we gesteld hebben bij het in beeld brengen van de processen in een strength-based Kaizen Blitz (Van den Eijnden, Molenaar,2015):
Het stellen van goede en krachtige positieve vragen is meer een kunst dan een kunde. Albert Einstein heeft eens gezegd dat als hij een uur de tijd zou hebben om een probleem op te lossen waarvan de oplossing van levensbelang is, hij 55 minuten zou besteden aan het formuleren van de juiste vraag. “Want als ik eenmaal de juiste vraag weet, kan ik het probleem binnen 5 minuten oplossen.”
Met strength-based Lean Six Sigma aan de slag gaan heeft ook consequenties voor de wijze waarop de Lean Six Sigma tools gebruikt worden. De strength-based benadering zal hierin ook terug te vinden moeten zijn.
In het hart van Lean Six Sigma vinden we de DMAIC-verbetercyclus. De impressie hieronder laat zien dat het heel wel mogelijk is om een op problemen georiënteerde cyclus vanuit een heel ander positief perspectief te benaderen. Hoe de strength-based DMAIC er uiteindelijk uit ziet is afhankelijk van de situatie.
Een waarderende benadering in deze stap start bij het definiëren van het gewenste resultaat dat u wilt bereiken. U doet dit door waarderend interviews te houden zoals dat ook gebeurt in de Discovery fase van Appreciative Inquiry (figuur 4). De interviews helpen om de positieve kern te ontdekken van de betrokkenen en van het proces zelf.
Vervolgens verzamelt u informatie over wat de klant wenst vanuit zijn perspectief. U stelt de klant vragen als:
In deze stap stelt u vragen als:
U kunt de gebruikelijke analytische en statistische tools hanteren. Zorg echter dat de vragen die u hierbij gebruikt richting geven aan het begrijpen van wat er gebeurt als het proces beter presteert dan verwacht.
Een waarderende benadering in deze stap gaat op zoek naar de grondoorzaak van succes. Hiervoor kunt u bijvoorbeeld gebruik maken van het positieve visgraatdiagram (figuur 5). U gaat op zoek naar de positieve kern van het proces zodat u deze beter begrijpt en u in staat bent deze verder uit te bouwen. Daarbij kijkt u naar wat u al weet uit de interviews, de informatie van de klant en de positieve afwijkingen die u hebt gevonden.
Hebt u de grondoorzaken van succes geïdentificeerd, dan gebruikt u Appreciative Inquiry om te ontdekken wanneer deze grondoorzaken op zijn best waren en deze situatie mogelijk maakten. Vervolgens gebruikt u de Dream fase van Appreciative Inquiry om u voor te stellen hoe het proces eruit ziet als de grondoorzaken van succes al aanwezig zouden zijn.
In deze stap levert Appreciative Inquiry een waardevolle bijdrage aan het succesvol implementeren van de oplossing. U gebruikt hierbij de fases Design en Destiny van Appreciative Inquiry.
U stelt vragen als:
De waarderende benadering in deze laatste stap is het onderzoeken van de successen tot nu toe en de veranderingen die u hebt geïmplementeerd. Ook kunt u Appreciative Inquiry introduceren bij betrokkenen in het zojuist verbeterde proces zodat zij in staat zijn om de successen voort te zetten. Als mensen in de organisatie zijn getraind om meer waarderend te kijken naar wat wel werkt en regelmatig best practices herkennen, is het ook mogelijk om deze verder te brengen naar andere plekken in de organisatie.
Hoewel Lean Six Sigma in de afgelopen decennia ontwikkelingen heeft doorgemaakt waarbij ook de mens in het proces meer aandacht heeft gekregen, is het een probleemgeoriënteerde methodiek gebleven. Met de strength-based benadering is echt sprake van een kentering. David Shaked duidt deze ontwikkeling in drie generaties (Shaked, 2014).
De eerste generatie is het klassieke Lean Six Sigma, zoals dat nu wordt toegepast in veel bedrijven: het leveren van waarde aan de klant door het identificeren en elimineren van verspilling, fouten en bottlenecks.
De tweede generatie is Strength-based Lean Six Sigma en voegt een nieuw perspectief toe dat focust op wat gewenst is en wat wél al werkt. Het identificeert waar waarde, perfectie en flow al aanwezig zijn en benut de energie daarvan om te verbeteren. Deze generatie combineert Strength-based benaderingen als Appreciative Inquiry, Solution Focus en Positive Deviance met Lean Six Sigma en is nu in opmars.
De derde generatie is een kijkje in de toekomst. In aanvulling op de tweede generatie integreert deze generatie het volledige spectrum van bestaande persoonlijke kwaliteiten, passie, bedoelingen, persoonlijke ‘flow’ (zoals gedefinieerd in de positieve psychologie) en emotionele intelligentie.
Gestaag is pas in de afgelopen vijf jaar een beweging ontstaan in de richting van de tweede generatie. Ja, er is aandacht voor de mens in het verbeteren van processen en ja, heel voorzichtig kijken we ook al wat er wel goed gaat. Maar hebben we daarmee ook echt het wezen van de strength-based benadering te pakken? Dat waag ik op dit moment nog te betwijfelen. De wezenlijk vernieuwende ontwikkeling van de strength-based benadering in Lean Six Sigma is vooral gericht op het creëren van een geheel andere, veel meer positieve mindset bij het werken met Lean Six Sigma. De komende jaren zal deze ontwikkeling zich verder vormen en zal het doen deze verandering van mindset volgen. We zullen dan met recht kunnen zeggen dat Lean Six Sigma zich heeft ontwikkeld tot een methodiek de 21ste eeuw waardig.
Theo van den Eijnden is zelfstandig professional in strength-based organisatie ontwikkeling bij Inspiring Change en heeft ruime ervaring in kwaliteits- en verandermanagement. Hij is een ervaren Appreciative Inquiry Practitioner en begeleidt teams en organisaties in trajecten met de ideeën en inzichten vanuit Positive Change.
Contact: theo@inspiring-change.nl
Dit artikel is eerder verschenen in Kwaliteit in Bedrijf, november 2016.